Вакансия: офис-менеджер администратор
Вакансия офис-менеджера администратора в компании, специализирующейся на продаже и аренде недвижимости, требует не только организационных навыков, но и глубокого понимания специфики рынка. В отличие от офис-менеджеров в других отраслях, здесь критически важны знание типов объектов (квартиры, новостройки, вторичное жилье, дома, дачи), стандартов подготовки документов и работы с базами данных. Наш сайт содержит более 1500 активных предложений, и от качества работы администратора зависит скорость обработки заявок и точность информации. Кандидат должен разбираться в технических характеристиках недвижимости: площади, этажность, материалы стен, тип фундамента, состояние коммуникаций, чтобы корректно вносить данные в CRM и отвечать на запросы клиентов. Мы ищем сотрудника, который будет не просто встречать гостей, а управлять информационными потоками, обеспечивая прозрачность сделок.
- Работа с CRM и базами объектов: администратор обязан вносить и обновлять характеристики квартир, домов и дач — кадастровые номера, категории земельных участков (ИЖС, СНТ), площадь (ж/п, общ.), материал стен (кирпич, монолит, панель). Стандарт: каждая заявка обрабатывается за 15 минут, срок актуализации объявления — не более 4 часов.
- Техническая документация на объекты: подготовка пакета документов для сделок аренды и продажи: выписки ЕГРН, технические паспорта БТИ, договоры ДДУ для новостроек. Администратор проверяет соответствие площади в объявлении (например, разница не более 2 кв. м) и контролирует сроки действия документов (год назад, 2026).
- Стандарты офисного документооборота: ведение электронного архива на базе 1С-Битрикс или подобной системы с категоризацией по типам: продажа/аренда, первичка/вторичка, дома/участки. Журналы входящей корреспонденции (заявки от клиентов, запросы от агентов) ведутся в Excel с обязательной меткой о времени получения (разница не более 1 часа).
- Поддержка агентов и взаимодействие с клиентами: администратор связывает агента с клиентом по телефону или email, указывая точные параметры запроса: бюджет (±15%), район, желаемый этаж (не первый/не последний), наличие паркинга. Среднее время уточнения деталей — 3 минуты после звонка.
- Контроль расходы офиса и материалов: заказ и учет принтерных картриджей (HP LaserJet Pro, стандарт расхода 1000 страниц), бумаги формата А4 (плотность 80 г/м²), визиток с логотипом компании и образцов договоров. Ежемесячно сверяется остаток с поставщиками.
Технические требования к кандидату включают знание спецификации этажности (до 25 этажей), понимание отличий материалов отделки (черновая/чистовая, наличие стеклопакетов, тип отопления — центральное/автономное). Компания использует Google Workspace и облачное хранение документов, поэтому навыки работы с таблицами и текстовыми редакторами обязательны. Мы проводим тест на скорость набора (230 символов в минуту) и точность заполнения CRM (не более 1 ошибки на 500 знаков).
Перспективы роста: от офис-менеджера до руководителя отдела документооборота или администратора объектов. Компания активно расширяет каталог новостроек (в 2026 году планируется добавить проекты более чем от 15 застройщиков), поэтому сотрудник будет участвовать в настройке шаблонов договоров и регламентов приема документов. Предусмотрено обучение работе с технической документацией (договоры ДДУ, разрешения на строительство), а также повышение квалификации по стандартам ISO 9001 в части управления записями. График работы 5/2, полная занятость, зарплата зависит от объема обработанных заявок и качества работы.
Добавлено: 23.04.2026